Die E-Rechnung ist längst keine Zukunftsmusik mehr: Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können – und die Versandpflicht kommt in Stufen. Trotzdem schreibt laut Umfragen noch immer etwa jeder vierte Selbstständige seine Rechnungen per Hand. Dabei ist die Umstellung mit der richtigen Software eine Sache von Stunden, nicht Wochen. Wir erklären die Fristen, vergleichen die zwei wichtigsten Anbieter und liefern eine Checkliste für den Umstieg.

Was die E-Rechnungspflicht 2026 bedeutet

Die Pflicht kommt schrittweise – und genau das sollten Selbstständige nutzen, um sich rechtzeitig vorzubereiten:

  • Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können
  • Bis Ende 2026: Beim Versand gilt noch eine Übergangsfrist – Papier- und PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig
  • Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen versenden
  • Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt dann für alle Unternehmen

Wer also noch nicht umgestellt hat, sollte 2026 nutzen, um Prozesse zu testen – bevor die Frist endgültig abläuft.

Welche Formate zählen: XRechnung und ZUGFeRD

Eine E-Rechnung ist mehr als eine als PDF verschickte Datei: Sie muss strukturiert, maschinenlesbar und mit dem europäischen Standard EN 16931 kompatibel sein. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:

  • XRechnung: Das rein strukturierte XML-Format der öffentlichen Verwaltung, Pflicht bei Rechnungen an Behörden
  • ZUGFeRD: Ein Hybrid aus XML und eingebetteter PDF – für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar, ab Version 2.0.1 EN-16931-konform

Gute Buchhaltungssoftware erzeugt beide Varianten automatisch, ohne dass du dich mit XML-Details beschäftigen musst.

sevDesk: E-Rechnung mit Automatisierung

sevDesk hat sich früh auf das Thema spezialisiert und gilt bei XRechnung und ZUGFeRD als besonders ausgereift. Belege werden per App-Foto oder E-Mail erfasst, Umsätze automatisch aus der Bankanbindung kategorisiert, und die Steuermeldungen (UStVA, EÜR) gehen direkt per ELSTER ans Finanzamt. Auch der DATEV-Export für den Steuerberater ist an Bord. Der Anbieter gehört inzwischen zur französischen Cegid-Gruppe – die Weiterentwicklung läuft erkennbar weiter.

Stärken:

  • E-Rechnung direkt aus der Rechnungsstellung, beide Formate inklusive
  • Starke Automatisierung: Belegerfassung, Kategorisierungsregeln, wiederkehrende Rechnungen
  • All-in-one: Rechnungen, Banking, Steuern in einem Programm

Schwächen:

  • Die Oberfläche ist funktional, aber nicht immer selbsterklärend
  • Der Einstieg braucht etwas Einarbeitung – viele Optionen können anfangs überfordern
sevDesk mit E-Rechnung kennenlernen

Lexware Office: Der einfache Einstieg

Lexware Office (früher lexoffice) ist der bewährte Klassiker für Buchhaltungs-Einsteiger. Die Bedienung ist aufgeräumt, eine Schritt-für-Schritt-Führung begleitet bei Rechnungen und Steuermeldungen, und auch hier sind E-Rechnung und ELSTER-Anbindung voll integriert. 2026 setzt der Hersteller verstärkt auf KI-Unterstützung, die etwa Belege automatisch vorliest und Buchungsvorschläge macht.

Stärken:

  • Sehr einsteigerfreundlich und übersichtlich
  • Zuverlässige Rechnungs- und Belegerstellung mit E-Rechnungs-Funktion
  • Gut verständliche Steuervorbereitung für UStVA und EÜR

Schwächen:

  • Weniger Automatisierungstiefe als sevDesk, etwa bei individuellen Regeln
  • Die Preise liegen in den oberen Tarifen etwas höher
Lexware Office testen

Checkliste: So stellst du 2026 auf E-Rechnung um

  • Software wählen: sevDesk oder Lexware Office decken beides ab – auch Alternativen wie Accountable, WISO MeinBüro oder DATEV Unternehmen Online sind einen Blick wert
  • ELSTER-Zertifikat aktivieren: Ohne das Zertifikat keine automatische Übermittlung der Steuermeldungen
  • Stammdaten prüfen: Lieferantennummern und Umsatzsteuer-IDs der Kunden hinterlegen
  • Kunden informieren: Wer ZUGFeRD oder XRechnung bevorzugt, sollte das vorab klären – nicht jeder Empfänger kann beides verarbeiten
  • Belegprüfung testen: Eine Musterrechnung an einen Geschäftspartner schicken und prüfen, ob sie korrekt ankommt
  • DATEV-Export einrichten: Wer einen Steuerberater hat, spart sich damit jede Menge E-Mail-Pingpong

Unsere Empfehlung

Für die meisten Selbstständigen ist sevDesk die erste Wahl: Die E-Rechnungs-Funktionen sind besonders ausgereift, und die Automatisierung zahlt sich bei wachsender Beleganzahl schnell aus. Wer Buchhaltung möglichst einfach und geführt haben möchte, fährt mit Lexware Office besser. Wichtig ist vor allem eins: Die Empfangspflicht gilt bereits – fang am besten diese Woche mit der Umstellung an, dann ist die Versandpflicht 2027 kein Stress mehr.

Stand August 2026, ohne Gewähr – prüfe Fristen und Tarife direkt beim Anbieter. Dieser Artikel enthält Affiliate-Links: Wenn du über einen Link abschließt, erhalten wir eine Provision, für dich bleibt der Preis gleich.