Rechnungen schreiben ist das eine, das Geld auch zu bekommen das andere. Umfragen zufolge erstellt noch immer etwa jeder vierte Selbstständige seine Rechnungen von Hand – und genau dort beginnt oft das Problem: Ohne systematisches Mahnwesen bleiben offene Posten liegen, und Zahlungsverzug wird zur Belastung für die Liquidität. Dabei ist ein sauberer Mahnprozess keine Wissenschaft, sondern eine Frage der Routine. Wer ein paar Grundregeln beachtet, holt sich sein Geld schneller zurück – und hält dabei sogar die Kundenbeziehung intakt.

Warum ein systematisches Mahnwesen so wichtig ist

  • Liquidität: Jede offene Rechnung ist gebundenes Kapital, das für laufende Kosten fehlt
  • Aufwand: Je später du reagierst, desto schwieriger wird das Eintreiben – und desto höher der Zeitaufwand
  • Rechtssicherheit: Wer Fristen und Mahnstufen sauber dokumentiert, steht im Streitfall auf der sicheren Seite
  • Wiederholungsgeschäft: Eine freundliche Zahlungserinnerung wirkt professioneller als Schweigen oder ein harscher Ton

Der richtige Ablauf: Von der Erinnerung zur Mahnung

Bewährt hat sich ein mehrstufiger Prozess:

  1. Zahlungserinnerung: Einige Tage nach Fälligkeit, freundlich formuliert – viele Zahlungen sind schlicht vergessen
  2. Erste Mahnung: Mit neuer Frist (zum Beispiel 14 Tage) und Hinweis auf die Folgen
  3. Zweite und letzte Mahnung: Deutlicher Hinweis auf Verzugszinsen und die gesetzliche Kostenpauschale
  4. Weitere Schritte: Mahnbescheid beantragen, Inkasso oder Anwalt – erst wenn die Mahnungen erfolglos bleiben

Wichtig: Jede Stufe schriftlich und mit Datum dokumentieren. Seit 2014 gibt es bei Zahlungsverzug eine gesetzliche Pauschale von 40 Euro, die du pauschal fordern darfst – zusätzlich zu den Verzugszinsen.

Fristen und Verzug richtig setzen

  • Übliche Zahlungsziele sind 14 oder 30 Tage ab Rechnungsdatum
  • Im Geschäftsverkehr (B2B) kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug, sofern nichts anderes vereinbart ist
  • Im B2B-Bereich liegen die Verzugszinsen bei 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz
  • Der Vermerk „zahlbar innerhalb von 14 Tagen" allein reicht nicht – erst die gesetzliche oder vertragliche Frist bestimmt den Verzug

Wer unsicher ist, sollte sich im Einzelfall von Steuerberater oder Anwalt beraten lassen – dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Mahnwesen automatisieren: sevDesk und Lexware im Vergleich

Beide bekannten Buchhaltungslösungen können das Mahnwesen weitgehend übernehmen.

sevDesk: Automatische Mahnstufen, Zahlungserinnerungen per E-Mail und eine übersichtliche Offene-Posten-Liste. Die Automatisierung greift, sobald eine Rechnung überfällig ist – ideal, wenn viele Rechnungen laufen.

Stärken: automatisierte Mahnläufe, flexible Fristen, gute Übersicht über offene Posten.

Schwächen: Die vielen Optionen wirken anfangs überladen, die Einrichtung braucht etwas Zeit.

sevDesk kennenlernen

Lexware Office: Setzt auf klare Schritt-für-Schritt-Führung. Mahnungen lassen sich mit Vorlagen in wenigen Klicks erstellen, die Fristensteuerung ist einfach verständlich – gut für alle, die ein Mahnwesen ohne Schnickschnack wollen.

Stärken: einfache Bedienung, verständliche Vorlagen, saubere Dokumentation.

Schwächen: Der Automatisierungsgrad ist geringer als bei sevDesk, Zusatzfunktionen kosten teils extra.

Lexware Office testen

Alternativen, die einen Blick wert sind

  • WISO MeinBüro: Solide Allround-Lösung mit Mahnwesen und Steuerfunktionen
  • Accountable: Beliebt bei Freelancern, die wenig Aufwand wollen – Mahnungen lassen sich direkt aus dem Beleg heraus anstoßen
  • GetMyInvoices: Kein Buchhaltungstool, aber nützlich als Belegsammler, der Rechnungen aus Online-Portalen zieht und an sevDesk oder Lexware übergibt

Unsere Empfehlung

  • Freundlich starten: Erst die Zahlungserinnerung, dann Mahnungen – das erhält die Kundenbeziehung
  • Wachsende Unternehmen mit vielen Rechnungen → sevDesk: Die Automatisierung zahlt sich aus, sobald regelmäßig überfällige Posten anfallen
  • Einsteiger und klassische Selbstständige → Lexware Office: Die klare Führung macht den Einstieg leicht
  • Faustregel: Wer Mahnungen konsequent nach Schema verschickt, holt sich erfahrungsgemäß den Großteil des Geldes ohne weitere Schritte zurück

FAQ

Wann kommt mein Kunde in Verzug?

Im Geschäftsverkehr spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung, sofern kein anderes Zahlungsziel vereinbart wurde. Bei Privatkunden muss der Verzug in der Regel angemahnt werden.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Bei Verzug darfst du pauschal 40 Euro fordern (gesetzliche Kostenpauschale) plus Verzugszinsen. Höhere tatsächliche Kosten müssen nachgewiesen werden.

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